今回の記事は、比較的ネットショップ初心者の方へ向けたテーマです。

 

ネットショップが起動に乗ってくると業務そのものが拡大したり、作業の数が当然膨大になります。

 

あまりに忙しくなり、日々の業務や作業に追われるようになると、ネットショップ運営者としてやるべき事が出来なくなってしまいます。

 

経営者の本来の仕事は、広告や集客をしたりというマーケティング活動になります。

 

しかし、スタッフをまだ雇用出来ない場合や、組織や業務の仕組みづくりが出来ていない場合は、本来の仕事が疎かになる可能性も多々あります。

また、業務の効率化が出来ていないとミスも発生し易くなり、クレームの元にもなりかねません。

 

そのような状態になる前に、少しでも運営業務の効率化を図りマーケティングに取り組む事が重要です。

 

幸いにも今は業務効率化の便利なツールが沢山ありますので、それらを上手く活用することが売上を伸ばす秘訣になります。初期費用と月額料金が掛かるので多少のコストは掛かりますが、それでも導入することで得られえるメリットは大きいです。

 

ネットショップが起動に乗り忙しくなる前に、これらのツールを導入しておく事で、次のステージに進み易くなります。

 

今回は、業務効率化に役立つツールや機能を紹介していきます。

 

出品業務の効率化

効率化するための方法として、出品作業を手動から一括出品する方法があります。

CSV形式というデータで商品データをアップロードすることで、商品を一括出品することが可能です。

 

手動で一点一点商品の説明や画像を手作業で入力していくと、やはり作業効率は悪く時間が掛かります。

 

CSVデータで一括出品であれば、はじめに商品データや画像を入力してファイルをアップロードすれば出品作業が完了します。

今では比較的有名なショッピングモールやシステムでしたら、CSVデータでの一括出品システムは使えます。

 

また一度出品したデータでも、後から一部変更したCSVデータを再度アップロードすれば変更する事が可能です。

例えば、商品説明に「セール対象外です。」というコメントを追記したければ、その旨を記載して更新したCSVデータをアップロードするのです。

 

一見手動でやっても良いように感じますが、ある程度の数になるといちいちWebページを開かないといけないので、意外に時間が掛かります。

 

CSVデータは、Webページを開かなくていいので読み込み時間の短縮になり、複数の商品データの変更や修正が一括でできて便利です。

 

※Googleで「ネットショップ　商品登録　一括」で検索すると沢山のサービスが表示されますので、是非お試しください。

 

商品の受注業務の自動化

商品が売れたときのデータを自動で作ります。

受注の確認、注文確認メールの送信、送り状や納品書のなど、受注時のは面倒な作業があります。

 

特に大変なのが、送り状と納品書の入力と印刷です。

 

受注数が少なければまだ手作業でも出来ますが、あまり多くなるととても負担になりますし時間が掛かります。

 

ツールで自動で送り状や納品書を印刷することで、作業が一気に短縮されます。

 

メールの一括配信機能

受注時の注文確認メールや発送メール、商品がお客様のお手元に届くタイミングで送るサンクスメールを送ることで、お客様に安心感を与えることが出来ます。

 

これらのメールもツールを使い、自動で一括で送信することが可能です。

 

手動で送っている場合送り忘れてしまうことや、担当者が休みの日などはメールが送れずどうしても連絡が遅くなることがあります。

 

連絡が遅くなることで、不安になるお客様や評価が低くなる原因になる場合もありますので、出来るだけ早い連絡を差し上げたいところです。

 

受注処理や発送処理をしたときに自動でそのメールを送信してくれます。

 

また注文後、一週間後。二週間後・・・

という感じでメールを送る機能のあるツールもあるので、メールマーケティングに有効に活用も可能です。

 

発送メールの自動化

メールの一括配信機能の中でも特に便利で効率化に役立つのが、発送メールの自動化です。

発送メールとは商品を配送業者に渡し発送したときに、その旨をお客様に伝えるメールです。

 

その時に、必要になるのが問い合わせ番号を伝えることです。

問い合わせ番号を伝えることで、万が一商品が届かない時に、配送業者に問い合わせることが出来ます。

宛先と同様にこの問い合わせ番号は毎回変わるので、手動でやるととても時間が掛かってしまいます。

 

発送処理をしたら自動的に発送メールを送信してくれる機能ですが、発送メールに問い合わせ番号を自動で差し込んでくれるので手入力の手間を省くことが出来てとても効率的です。

 

多店舗間での商品や在庫の一元管理

Yahoo!や楽天、自社ショップなど複数のモールなどで店舗展開しているネットショップも最近は多くなっています。

そんなときに大変なのが商品の管理や在庫の管理です。

 

わざわざ一つずつのモールで出品作業や在庫の確認を行っていると、とても時間が掛かってしまいます。

別々の管理画面で確認することで欠品や無在庫の状態での出品をしてしまい、お客様に迷惑を掛けてしまうかもしれません。

 

それらを一つの管理画面で一元管理できるのがこの機能です。

Yahoo!や楽天や自社ショップなどの商品の登録の確認や、在庫の確認などが簡単に分かるようになりますので、上記のようなミスもなくなりますし、作業もとても短縮できるようになります。

 

まとめ

ここまで紹介した機能は、ツールによって仕様は違ってきたりしますので、どんな機能なのか？というのは実際にそのツールを管理している会社に問い合わせたほうが良いでしょう。

 

また、ツールはあくまで作業時間を短縮するものであって売上が勝手に上げるわけではありません。

 

商品数が少ない時は、ツールを使わず手作業で行い業務の内容を覚えてからツールを導入する方が良いかもしれません。全体像を掴んでいた方がスタッフに指示も出し易くなりますし、効率化する業務の優先順位の判断もし易くなります。

 

ショップによっては必要な機能と不要な機能もあるので、自分でよく調べて考えてツールを選択する必要があります。使わない機能のツールを導入してもランニングコストが高くなるだけなので注意してください。

 

具体的に何の作業を効率化したいのか？

あなたのショップの運営のボトルネックになっている部分を見つけ出し、それを改善するためにツールを導入する。

このような視点からツールや機能を選ぶと失敗が少なくなると思います。

 

是非、参考にしてみてください。

 

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